Ngôn ngữ Tiếng Việt
Ngôn ngữ Tiếng Anh
"Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất” - Brian Tracy. Thời gian là điều đáng quý nhất trong cuộc sống nên cần tận dụng thời gian và sử dụng hiệu quả. Quản lý thời gian là một kỹ năng không thể thiếu giúp bạn sắp xếp công việc, cuộc sống khoa học, giúp bạn dễ đạt được thành công hơn.Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì và có vai trò như thế nào?
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Một số kỹ năng quản lý thời gian bao gồm:
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng lập mục tiêu
-Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng kiểm soát áp lực, căng thẳng
Không chỉ có khả năng chủ động kiểm soát cuộc sống cá nhân, người biết quản lý thời gian luôn rất được lòng nhà tuyển dụng.
Vì ngoài khả năng quản lý thời gian, ở họ cũng đã hội tụ đủ các kỹ năng liên quan khác trong việc tổ chức và hoàn thành công việc để trở thành một nhân viên tiềm năng. Họ được kỳ vọng sẽ đảm bảo năng suất làm việc tốt và mang lại giá trị tích cực mà công ty đang hướng đến.
2. Tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc
2.1. Tăng năng suất làm việc
Một trong những lợi thế lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian là cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian chúng ta sử dụng.Từ đó, bạn có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, dẫn đến hiệu quả tốt hơn trong công việc. Nhanh chóng đạt được mục tiêu.
2.2. Ưu điểm lớn của kỹ năng quản lý thời gian chính là cho phép bạn đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình – thậm chí bằng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này cũng giúp bạn đưa ra các quyết định hiệu quả hơn, có khả năng phân biệt và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong quá trình làm việc của mình.
2.3. Dễ dàng quản lý công việc đội nhóm
Công việc sẽ càng phức tạp và khó kiểm soát hơn khi bạn tham gia thêm vào các công việc nhóm, hoặc trực tiếp quản lý một đội ngũ nào đó.Kỹ năng quản lý thời gian lúc này sẽ phát huy hết tiềm lực, giúp bạn dàn xếp ổn thỏa mọi lịch trình ngày. Bạn sẽ nhận được rất nhiều tín nhiệm từ đồng đội, cũng như giúp đội nhóm của bạn nhanh chóng hoàn thành mục tiêu.
2.4. Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thêm cơ hội mới trong cuộc sống
Không biết sử dụng thời gian hợp lý sẽ phá hủy năng suất của bạn. Điều này sẽ khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội công việc.
2.5. Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Trong xã hội hiện đại, việc nhiều người bận “trăm công nghìn việc” không còn thời gian cho bản thân, gia đình và bạn bè không hề hiếm. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn chia rạch ròi giữa thời gian làm việc và có thời gian chăm sóc bản thân, quan tâm những người xung quanh, giúp bạn cân bằng về mọi mặt.
2.6. Bỏ thói quen trì hoãn công việc
Những người hay trì hoãn là những người quản lý thời gian không tốt. Đây chính là tác nhân khiến công việc bị trì trệ, kéo dài và không hoàn thành đúng hạn. Quản lý thời gian rõ ràng, có kế hoạch và mục tiêu sẽ như một chiếc khuôn định hướng cho mọi việc. Hành động theo kế hoạch định sẵn sẽ giúp bạn hạn chế tối đa sự trì hoãn trong công việc.
2.7. Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực
Việc quản lý thời gian không hợp lý dẫn tới làm việc nhiều áp lực, quá tải, dễ đưa ra những quyết định sai lầm vì không có đủ thời gian để xem xét, cân nhắc. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát tốt thì không những tránh được áp lực deadline mà còn có thời gian đưa ra những quyết định sáng suốt, đúng đắn hơn trong công việc.
2.8. Hạn chế hình thành những thói quen xấu
Kỹ năng quản lý thời gian tạo khuôn khổ và định mức, giới hạn cho từng công việc của bạn nên sẽ giúp bạn loại bỏ nhiều thói quen xấu khác như trì hoãn công việc, ngại từ chối, tổ chức kém,... Quản lý thời gian còn tạo động lực cho bạn để thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng, thời hạn chính xác.
Vì vậy, hãy học cách rèn kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ biết cách tận dụng nhiều cơ hội tốt và dễ dàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp.
3. Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả
3.1. Thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu giúp chúng ta có được một hướng đi rõ ràng và khao khát hướng tới để đạt được. Khi có mục tiêu cụ thể, chúng ta dễ dàng hơn trong việc ước tính thời gian cần để hoàn thành các công việc liên quan và lên kế hoạch về quỹ thời gian của mình.
3.2. Xây dựng kế hoạch hiệu quả
Ngày này, khi phương pháp làm việc “Đa nhiệm” (Multi Task) càng được ưa chuộng, thì việc xây dựng một kế hoạch cụ thể là cực kỳ cần thiết để phân bổ nguồn lực, thời gian,... hợp lý.
Khi liệt kê các đầu mục công việc cần thực hiện, quá trình triển khai sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Việc lập kế hoạch cũng giúp mỗi cá nhân có thể kiểm tra xem mình có đang đi đúng lộ trình không, cần giải pháp gì để điều chỉnh nếu có sai sót.
Kế hoạch giúp chúng ta giảm thiểu được những công việc không cần thiết và tập trung vào những việc quan trọng. Đồng thời tổ chức công việc một cách có hệ thống và khoa học hơn, nhờ đó có thể tối đa hóa năng suất làm việc.
3.3. Sắp xếp công việc theo cấp độ ưu tiên
Khi đã liệt kê ra những đầu mục công việc cần làm, hãy ngồi lại rà soát thêm một lần nữa để kiểm tra xem công việc nào cần được ưu tiên, công việc nào có thể trì hoãn.
Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên có thể giúp chúng ta tập trung và dành nhiều thời gian cho những việc khẩn cấp. Đồng thời không bỏ sót những nhiệm vụ nhỏ khác và có thể hoàn thành chúng đúng thời hạn.
3.4. Tổng kết công việc
Việc tổng kết lại toàn bộ công việc vào mỗi cuối ngày sẽ giúp rà soát lại được những việc đã làm được và chưa làm được. Qua đó có thể nhìn nhận lại xem những khoảng thời gian đã tiêu tốn cho việc đó là bao nhiêu, nó có thực sự đạt hiệu quả tối ưu hay không.
Qua đó, chúng ta có thể giúp xem xét lại để phân bổ lại quỹ thời gian hoặc rút kinh nghiệm cho ngày hôm sau, làm việc một cách tập trung và năng suất nhất.
3.5. Tập trung
Một trong những cách để tiết kiệm thời gian tốt nhất là tập trung hoàn toàn vào công việc đang làm. Nếu ví như cái lò, hãy cố gắng cháy rực nhất trong một khoảng thời gian nhất định, dồn toàn bộ sức lực, tâm trí cho nhiệm vụ đó. Điều này không chỉ giúp đạt được hiệu suất cao mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm những công việc quan trọng khác.
3.6. Tránh xa những “kẻ đánh cắp” thời gian
Trong quá trình thực hiện một nhiệm vụ nào đó, chúng ta sẽ khó có thể tránh khỏi những yếu tố khiến bản thân xao nhãng như tin tức mới trên mạng xã hội, đồng nghiệp tám chuyện, điện thoại tán gẫu,... Do đó, hãy cố gắng giải quyết những “kẻ đánh cắp” thời gian này trước khi nó ảnh hưởng quá sâu vào chất lượng và hiệu suất công việc.
Trên đây là một số cách làm thế nào để phát triển kỹ năng Quản lý thời gian hiệu quả. Đây là kỹ năng không thể thiếu với mỗi người nên nếu bạn muốn làm việc hiệu quả và cân bằng về mọi mặt thì có thể tham khảo để cải thiện bản thân.
